BLOG – Voor organisaties in de productie, handel en logistiek zijn kostenstijgingen en margedruk de uitdagingen van dit moment. Een reactie is dan om de kosten te drukken. Zo kiest een derde van deze bedrijven er voor om niet in een erp-systeem te investeren, vanwege de kosten die ermee gepaard gaan. Dat lijkt een logische besparing. Geld steek je liever in zaken die direct van invloed zijn op je productie of diensten, zoals een machine of moderne kassa. Slim is het niet. Want terwijl je worstelt met kostenstijgingen, kan goede it juist een structurele oplossing bieden. De vraag is wat duurder is op de lange termijn: vanuit losse systemen werken of investeren in een centraal it-systeem?
De meeste bedrijven maken continu een vorm van groei door. Er ontstaan nieuwe processen, je vormt nieuwe afdelingen of je trekt nieuwe medewerkers aan. Dat betekent dat er steeds meer informatie uitgewisseld moet worden. Vaak ontstaan er zo verschillende it-systemen, waarbij elke afdeling haar eigen tool gebruikt. Het probleem dat hierdoor ontstaat, is dat je al die losse systemen continu up-to-date moet houden. Hoe groter je bedrijf, hoe tijdrovender deze klus wordt.
Dat is waar kosten ontstaan. Veel organisaties kijken niet op een holistische manier naar hoe ze verschillende processen, afdelingen en systemen laten samenwerken. Hierdoor komt de focus binnen je bedrijf te liggen op het actueel houden van de data in deze systemen. Kiezen voor losse systemen is kiezen voor de verantwoordelijkheid om die systemen zelf up-to-date te houden. Dat kost tijd, geld en aandacht wat je eigenlijk volop moet besteden aan waar het écht om gaat: inkopen, produceren en verkopen.
Verborgen kosten
Werken met veel losstaande systemen brengt vrijwel altijd verborgen kosten met zich mee. Heb je die weleens in kaart gebracht? Bijvoorbeeld door inzichtelijk te maken hoeveel tijd het medewerkers kost om dubbele data of fouten op te sporen? De kans is groot dat deze kosten onderaan de streep hoger zijn dan je verwacht. Dat heeft er vooral mee te maken dat je met losse systemen niet naar je bedrijf als geheel kunt kijken. Data verspreid over systemen geeft tenslotte een versplinterd beeld. Hierdoor is het lastig om klanten, prijzen of interne processen te vergelijken. Het gevolg? Meer handmatig werk, langzamere beslissingen en inefficiënte processen. Zonder centraal dataplatform stuur je vooral op de waan van de dag. Zie dan maar eens verantwoordelijkheid af te leggen over de cijfers en bedrijfskoers aan aandeelhouders en andere stakeholders.
Vanuit visie
It moet jouw bedrijfsprocessen niet alleen ondersteunen, maar ook helpen versimpelen, inzicht geven en de interne samenwerking verbeteren. Het gaat er daarom niet om welk systeem je gebruikt, maar hoe goed jouw systemen samenwerken en hoe makkelijk afdelingen informatie uitwisselen. Hoe effectiever dit is, hoe soepeler jouw bedrijf opereert. Dat vereist dat je op tijd nadenkt over je einddoel. Wat is jouw bedrijfsvisie? Als je dat helder hebt, kun je it-systemen kiezen die jouw belangrijkste bedrijfsprocessen écht ondersteunen. De investering in een centraal systeem zoals erp moet daarom voortkomen uit deze mindset om jouw bedrijf continu te verbeteren. Door als management te kiezen voor een uniforme werkwijze en één centraal it-systeem, maak je een einde aan versnippering en complexe processen. Een duidelijke visie op je bedrijf én it-landschap maakt dat je producten en diensten efficiënter aanbiedt aan klanten en voorkomt dat geld door de achterdeur jouw bedrijf uitstroomt.
Kijk verder dan de kosten
Het kan een strategische keuze zijn om te besparen op ogenschijnlijk kostbare geïntegreerde it-systemen. Maar daarmee ga je voorbij aan wat het je op de lange baan oplevert. Natuurlijk vereist een it-systeem zoals erp een investering vooraf. Maar de voordelen die je uiteindelijk plukt, zoals meer inzicht en efficiëntie in processen, wegen negen van de tien keer op tegen de initiële investering.
Dus als elke euro telt, kijk dan eens voorbij het argument dat centrale it-systemen zoals erp (te) duur zijn. Leg het kostenplaatje eens naast de kosten van je huidige it-landschap of -werkwijze. Grote kans dat je een verrassing wacht.
René Altena is cto bij Conclusion MBS
computable
22-04-2025 15:37