AcICT reikt helpende hand bij problemen met legacy

Het Adviescollege ICT-toetsing (AcICT) biedt praktische hulp aan organisaties die worstelen met legacysystemen. Gebaseerd op onderzoeken van het college is een handreiking gemaakt die de kans op uitglijders moet verminderen. Het AcICT constateert dat vaak tot vervanging wordt besloten zonder goede analyse van de problemen. Of legacy problematisch is, op onderdelen of niet, ligt genuanceerd en kan per situatie verschillen. Hoe ermee om te gaan, hangt dan ook af van de omstandigheden. De handreiking bestaat uit drie adviezen om beter om te gaan met oude systemen die als een knellend harnas worden ervaren. Het komt neer op onderzoeken, slim en klein aanpakken, en vooruitdenken. Anders gezegd: hoe krijg je een gedegen inzicht in de systemen, hoe kies je vervolgens de kleinst mogelijke oplossing om problemen te verhelpen en hoe voorkom je dat er (opnieuw) problematische legacy ontstaat? Het college heeft op dit gebied veel expertise opgedaan. In haar onderzoeken kwam ze tal van problematische legacysystemen tegen. Maar het komt ook regelmatig voor dat legacy de schuld krijgt van het traag of niet kunnen doorvoeren van wijzigingen, zonder dat de oorzaak achterhaald is. Bestuurders en opdrachtgevers besluiten in zo’n geval op basis van vage aanwijzingen tot grootschalige vervanging van legacy. Vandaar het advies om niet halsoverkop te werk te gaan. Waarde Dikwijls ziet een organisatie de waarde van het bestaande systeem niet meer, ondanks de functionaliteiten die het al jaren biedt, en gaat ze over op vervanging van het hele systeem, terwijl dat kostbaar, risicovol, en lang niet altijd noodzakelijk is. Er worden onnodig grote projecten gestart, die uit de hand lopen in termen van tijd en geld. Bij een big-bang-aanpak zijn de projectrisico’s vaak aanzienlijk. De faalkans bij grote systemen is wel vijftig procent. ‘Een olifant eet je in stukjes’, stelt het AcICT. Om drama’s te voorkomen, is het tweede advies: kies de kleinst mogelijke oplossing. Uit studies van het adviesorgaan blijkt dat organisaties vaak te veel hooi op hun vork nemen. Oplossingen die in kleine stappen worden gerealiseerd en waarbij regelmatig wordt geëvalueerd, bieden de meeste garantie op succes. Interessant: het college zet een aantal problemen die de afgelopen jaren zijn tegengekomen met mogelijke oplossingen op een rijtje.  Als er wel sprake is van problematische legacy die lastig valt te vervangen, vergeten organisaties vaak te reflecteren op hoe ze in deze situatie zijn beland en wat ze moeten doen om herhaling te voorkomen. Onderschatting, onderwaardering en onderfinanciering van het onderhoud en beheer, gebrek aan proactieve evolutionaire vernieuwing en soms jarenlange verwaarlozing van het systeem worden onvoldoende onderkend. Vandaar het derde advies: voorkom dat problematische legacy ontstaat.